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《审核技巧与追证方式研讨》主题沙龙

来源:组织文化部作者:组织文化部发布时间:2009-08-05阅读次数: 次

《审核技巧与追证方式研讨》主题沙龙

活动程序

    一、时间安排:2009-08-07  下午 200

二、地    点:公司办公楼文化沙龙厅

三、参加人员:尹万云  李中元  杨敏军  刘少美  张天东  王亚兵 

鲁宾  余大平  徐惠  夏登群  仝茂祥  胡世杰  张文  刘根梅  崔艳

四、主 持 人:杨敏军

五、本期文化沙龙活动主题与要求

1、活动主题:对审核方法、抽样方式与抽样数量、重点审核区域/过程、正向与逆向追溯取证技巧、询查与追证的技巧进行研讨,以期让审核人员准确把握“审核实施计划”中的审核准则、审核范围、审核要素的要求,促进内部审核质量的提高。

2、与主题有关的拓展思考题:

1)你即将承担的审核任务有哪些内容构成?

2)你如何履行内审员职责,合理应用审核技巧和追证方式,客观、准确、完整、高效地实施现场审核程序?

3)你认为审核要点的作用是什么?如何使用好审核要点?目前的审核要点能否满足审核技巧与追证方式的要求?脱离审核要点是否会对受审核区域的好坏判断形成缺陷?

4)正确的掌握与在审核中运用交谈提问的技巧是一名合格审核员应具备的基本素质。我国一位资深的iso9000专家讲过,一名好的审核员实施审核时应具备节目主持人的基本素质。你认为如何?

5)在对专业公司、项目经理部检查/内审中,你发现了那些监视测量记录存在问题?我们如何保证审核记录的符合性?

3、要求:参加本次文化沙龙活动的人员接到通知后,应按照本次活动主题及其拓展思考题、《审核技巧与追证方式知识导引》做好发言准备,发言人应理论上有依据、实践上有案例支持,言之有物,科学严密,切实可行。

六、活动程序

1、杨敏军宣布本次文化沙龙活动主题与要求。

2、主要发言:王亚兵介绍“公司2009年版管理体系审核要点”;徐惠、张文介绍本人利用审核技巧与追证方式的经验;刘少美、仝茂祥介绍在工程项目现场检查时应把握的关键过程/环节/风险及其应巡查的现场和抽查见证的资料;杨敏军就内审时的注意事项和确保审核质量进行发言。

3、参加文化沙龙人员进行研讨;最后请领导进行总结性发言。

 

附件:“审核技巧与追证方式”知识导引

 

                                        十七冶发展改革部

                                            2009-08-04

 

 

 

 

 

 

 

 

附件:

“审核技巧与追证方式”知识导引

一、公司《内部审核工作程序》中的有关要求

1、内审员职责

a)根据任务分工,编制审核要点,完成指定的审核计划,开具不符合报告;

b)按照安排对纠正措施进行跟踪验证。

2、现场审核程序

a)内审员按照分工,依据《内部审核实施计划》和审核要点,通过询问、观察现场、查阅文件和有关质量、环境、职业健康安全活动的记录,检查有关方面的工作环境和活动现状,收集有关证据,做好记录。必要时,对受审核方绩效情况进行现场抽样监测。

b) 审核中发现不合格/不符合项,应得到受审核方陪同人员确认。受审核方对审核员提出的不合格有不同意见时,应当场提出并提供相应符合性证据。受审核方不愿接受不合格项/不符合项报告的,在末次会议前由内审组长提交管理者代表裁决。

c)  每审核完一个专业公司/项目经理部后,由审核组长(分组长)召集一次审核员会议,汇总审核结果,评价和确定不合格/不符合项,内审员填写《不合格/不符合项报告》。然后召开由受审核方领

导和有关人员参加的会议,通报审核情况,确认不合格/不符合项,下达《不合格/不符合项报告》。

二、审核要点(审核检查表)的编制与确认一般原则

1、按要素审核可考虑:主管部门→相关部门→工作内容→实施过程→实施结果。

2、按部门审核可考虑:部门职责→过程或控制环节及其重要程度/危险源与环境因素及其风险大小→控制目标→控制准则、方案、放行准则→过程控制、运行控制→监视测量/检测→事故、事件、不符合/不合格处置→数据信息收集、分析、利用,重大改进事项。

3、审核每一要素、每一部门,均应考虑:

1)该要素在质量、环境、职业健康安全管理体系中的详细要求,在公司文件中的管理流程(特别是关键过程/重要环节)及其需建立的文件、记录,在有关法律法规中要求建立的相关证据,涉及的领导、部门、基层单元/现场;

2)该部门职责、目标,职责范围内的管理流程(特别是关键过程/重要环节)及其需建立的文件、记录,按照涉及的法律法规要求建立的相关证据。

     三、现场审核的方法把握

     1、收集信息的方法:面谈、对活动的观察、文件/记录评审。

     2、收集信息的技巧:

1)善于提问和交谈;

2)要注意倾听;

3)要仔细观察和查阅;

4)记录要证据确切;

5)要善于追溯验证。

     3、交谈提问的技巧:

1)开放式提问,包括带主题的问题,拓展性问题,讨论性问题,调查性问题,重复性问题,假设性问题,验证性问题均可使用开放式提问方式。

2)封闭式提问,即可以简单地用“是”或“否”就能回答的问题。

3)澄清式提问,即对受审核人员答复或提交资料的真实性、完整性/代表性(权威性)进行澄清确认。

3、审核活动的控制

1)按审核计划实施审核:计划安排的时间、范围、要素是内审员的工作任务。

2)要合理选择样本:保证一定的抽样量——每个关键过程/环节或重大风险至少应抽查2个以上样本;应分层抽样;抽样在受审核的单位/项目应均衡。

3)要注重关键场合、关键部门、关键岗位和运行中的主要问题。

4)要注意收集受审核区域体系运行有效性的证据:应本着收集有效性证据的愿望出发,审核过程中不可避免的发现不符合不是审核人员刻意所为。

5)要始终营造良好的审核气氛:要尊重受审核方,发现问题应提请受审核人员和陪同人员澄清确认,没有搞清楚的问题不要轻易下结论;遇到不理性的人或答复,应冷静、耐心、礼貌。

四、审核发现中不符合控制

1、审核记录是审核发现的证据,因此审核记录应客观、准确、完整,并据此可复查。审核发现中的有效性或不符合问题的判断,依据为审核准则,即相应的质量、环境、职业健康安全管理体系标准,公司有效版本文件、适宜的法律法规和其他要求、适宜工程产品标准及其验收规范。

2、不符合项的确定:必须以客观事实为依据——记录中不能含糊不清;必须以审核准则为依据,不能参杂审核员任何主观意见;应能查找类似问题的原因——即有一定的代表性;应在审核时澄清、内审组意见一致的基础上;应得到受审核方的确认。

3、开出不符合项,应事实描述清晰,判定不符合标准、条款、严重程度准确。

 

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